Den Outlook Kalender richtig nutzen!

Den Outlook Kalender richtig nutzen!

Den Outlook Kalender richtig nutzen!

Digitale Kalender sind heutzutage nicht mehr aus dem Berufsalltag wegzudenken. Die beiden größten sind hierbei Google Kalender und Microsoft Outlook. Auf den Outlook wollen wir in unserem heutigen Beitrag eingehen und Ihnen ein paar nützliche Handgriffe zeigen.

 

 

Feiertage und Schulferien einfügen

Insbesondere wenn man Bundeslandübergreifend arbeitet, sind die Divergenzen in den Feiertagen manchmal ein Graus, der auf den ersten Blick gar nicht im Kalender erscheint. Sie sollten also sichergehen, dass alle Feiertage in Outlook hinterlegt sind, genauso wie eventuell die Schulferien Ihres Bundeslandes. Das Ganze geht relativ schnell: „Datei“ „Optionen“ „Kalender“ und Sie erreichen die Kalendereinstellungen. Hier finden Sie einen Knopf mit der Aufschrift „Feiertage Hinzufügen“. Dort können Sie nun länderspezifische Feiertage aktivieren.

Schulferien sind etwas komplizierter zu importieren. Sie müssen auf einer Website, wie beispielsweise schulferien.org die ical-Datei für Ihr Bundesland herunterladen und dann importieren. Dafür gehen Sie zuerst auf „Datei“ und finden dort den Punkt „Importieren/Exportieren“. Über diesen können Sie nun die Ferien einfügen.

 

 

Mehrere Kalender nutzen

Wenn man all seine Termine in einen einzigen Kalender stopft, sieht man zwar direkt alles auf einen Blick, jedoch verliert man auch schnell die Übersicht der verschiednen Termin-Arten. Um dies zu verhindern, empfiehlt sich das Erstellen von mehreren Kalendern, um zwischen Arbeits-Terminen und Familiären-Terminen zu unterscheiden. Hierfür gehen Sie in der Kalenderansicht auf den Reiter „Ordner“ und drücken dort auf „Neuer Kalender“. Der neu erstellte Kalender, kann frei benannt werden und taucht dann in der „Meine Kalender“-Liste auf. Hier kann er nach Belieben ein und abgeschaltet werden. Hierbei ist ebenfalls zu  beachten, dass bei neuen Terminen diese auch in den richtigen Kalender eingetragen werden.

 

 

Kalender freigeben

Insbesondere wenn Sie in einem Team an einem Projekt arbeiten, ist ein Projekt-Kalender sehr hilfreich, um alles zentral koordinieren zu können. In der Kalenderansicht findet sich unter dem Menüpunkt „Start“ die Option „Kalender freigeben“. Es öffnet sich direkt eine neue Mail, welche Sie an Ihre Kollegen adressieren können. Achten Sie auf das Menü bei „Details“, in dem Sie die Zugriffsrechte Ihrer Kollegen bearbeiten können. Der Empfänger muss dann lediglich den Kalender zu seinem eigenen hinzufügen und alle Termine gleichen sich automatisch ab.

 

 

Shortcuts nutzen

Die klassischen Tastenkombinationen wie Strg+C oder Alt+F4 sind weit bekannt, doch auch Outlook hat eigene nützliche Shortcuts für den Kalender. Hier eine kleine Auswahl:

  • Strg + G Öffnet das „Gehe zu“-Fenster, mit dem Sie zu einem bestimmten Datum springen können
  • Strg + E Öffnet das Menü zur Kalender Durchsuchung
  • Strg + F Ermöglicht das Weiterleiten eines ausgewählten Eintrags

 

 

 
 

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