Serienbriefe mit Word ganz einfach erstellen

Serienbriefe mit Word ganz einfach erstellen

Serienbriefe mit Word ganz einfach erstellen

Für Rundschreiben an mehrere Empfänger besitzt Word eine eingebaute Serienbrief-Funktion. Mit dieser können Sie anhand einer Tabelle mehrere Empfänger angeben, die dann im Briefkopf und im Anschreiben individuell eingefügt werden. Wie Sie diese Funktion nutzen und was zu beachten ist, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

 

 

Seriendruck-Assistent Nutzen – 1. Schritt

In einem neuen Word Dokument gehen Sie zunächst auf den Reiter „Sendungen“. In diesem Reiter klicken Sie auf den Punkt „Seriendruck starten“ und aktivieren im Dropdown-Menü den „Seriendruck-Assistent“. Damit öffnet sich am rechten Fensterrand der Assistent, in dem Sie zunächst den Dokumententyp bestimmen können. In unserem Fall wählen wir also „Briefe“ aus und gehen weiter zum nächsten der insgesamt sechs Schritte.

 

 

2. Schritt

Im zweiten Schritt können Sie entscheiden auf welchem Dokument Ihr Brief basieren soll. Sie können entweder das aktuelle (leere) Dokument wählen, eine Word Vorlage auswählen oder ein bereits geschriebenes Dokument nutzen. Im weiteren Verlauf können Sie selbstverständlich noch den Dokumenten-Inhalt bearbeiten. Nachdem Sie sich entschieden haben, geht es nun zum nächsten Schritt.

 

 

3. Schritt

Damit die Briefköpfe erstellt werden können, benötigt Word noch eine Tabelle mit allen Daten der Adressaten. Auch hierbei können Sie eine bestehende Liste auswählen, Ihre Outlook-Kontakte verwenden oder eine neue Liste erstellen. Achten Sie darauf, dass in Ihrer Empfängerliste alle Daten vollständig ausgefüllt und aktuell sind. Es empfiehlt sich, sollten Sie eine Adressliste zum ersten Mal erstellen, diese abzuspeichern. So können Sie diese auch in zukünftigen Serienbriefen nutzen. Gehen Sie dann zum nächsten Schritt über.

 

 

4. Schritt

Sollten Sie Ihren Brief noch nicht geschrieben haben, bekommen Sie nun die Chance dies zu tun. Am rechten Fensterrand finden sich auch diverse Textelemente wie beispielsweise ein Adressblock oder eine Grußzeile für Ihren Brief. Es ist wichtig, dass der Adressblock in Ihrem Brief vorhanden ist, da über diesen die Adressliste aus Schritt drei ausgegeben wird. Wenn Sie Ihren Brief vollendet haben, geht es zum nächsten Schritt.

 

 

5. Schritt

Im 5. Schritt wird Ihnen eine Vorschau von Ihrem endgültigen Brief gezeigt. Sie können durch die Empfängerliste durchgehen und kontrollieren, ob alles passt. Ist die Adresse richtig angeordnet und gibt es keine Dopplungen? Stimmt die Anrede? Hierbei können Sie auch bei Bedarf noch einzelne Briefe anpassen oder abändern. Wenn Sie mit dem Endergebnis zufrieden sind, kommen wir zum letzten Schritt.

 

 

6. Schritt

Der letzte Schritt gibt Ihnen nun die Option, den Briefsatz nach letzter Revision gesamt zu drucken. Sie können aber auch hier noch ein letztes Mal bestimmte Briefe anpassen. Diese Optionen finden Sie am rechten Fensterrand.

 

 

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