Diese Outlook Tricks müssen Sie kennen

Diese Outlook Tricks müssen Sie kennen

Diese Outlook Tricks müssen Sie kennen

Microsoft Outlook ist eines der meist verwendeten E-Mail und Organisationsprogramme weltweit. Wenn auch Sie Outlook im Büro oder zu Hause benutzen, haben wir ein paar Tipps und Tricks für Sie, die Ihnen Zeit sparen und ein effizienteres Arbeiten ermöglichen. Welche diese konkret sind, erläutern wir Ihnen in diesem Beitrag.

 

Desktopbenachrichtigungen einschränken

Sobald eine E-Mail im Postfach ankommt, erscheint ein kleines Popup in der Bildschirmecke und man ist verleitet, direkt draufzuklicken. Dies sorgt für Verzögerungen in den Aufgaben, die man abarbeitet. Um dieses Problem vorzubeugen, kann man in den Mail Einstellungen die Desktopbenachrichtigungen deaktivieren. Daraufhin sollte man aber ggf. eine Ausnahmeregel für bestimmte wichtige E-Mail Kontakte einfügen, um weiterhin wichtige Mails angezeigt zu bekommen.

 

Notizzettel anheften

Wenn Ihr Bildschirm durch eine Collage an bunten Notizzetteln geschmückt wird, sollten Sie überlegen diese in Outlook zu verlegen. Outlook hat nämlich eine eigene Notizzettel Funktion eingebaut. Mit der Tastenkombination Strg+Shift+N erstellen Sie einen neuen Notizzettel im Programm. Indem Sie die Notiz einer bestimmten Kategorie zuordnen, ändert sich dann auch die Notizfarben entsprechend.

 


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„Meeting-Freie-Zeit“
Im Verlauf eines Projektes kommt es häufig zu Besprechungen verschiedenster Art. Solche Meetings machen bis zu 15% der Arbeitszeit aus und halten die involvierten Mitarbeiter vom Weiterarbeiten ab. Es ist wichtig, dass Sie sich in Ihrem Kalender „Meeting-Freie“ Blöcke setzen, in denen Sie sich voll und ganz auf Ihr Projekt fokussieren können. Multitasking ist schön, hat aber oft den Nebeneffekt, dass die vielen verschiedenen Aufgaben nicht komplett perfekt gemeistert werden. Fokussierte und klar abgesteckte Arbeitszeiten helfen auch der Psyche beim Arbeiten, da man sich frei von Ablenkungen auf die Aufgaben konzentrieren kann.

 

Indirekt erhaltene E-Mails aussortieren
E-Mails im cc erhalten ist etwas, das jeder kennt. Da solche Mails oft in längere Dialoge ausarten und Ihren Posteingang fluten, sollten Sie diese aussortieren. Damit ist nicht das Löschen gemeint, sondern das Verschieben solcher Mails. Erstellen Sie hierfür ganz einfach einen neuen Ordner und nennen ihn zum Beispiel „Posteingang – CC“. Nun können Sie eine neue Regel erstellen, die überprüft, ob Ihr Name in der Empfängerliste steht. Sollte dies nicht der Fall sein, wird diese Mail dann in den neuen Ordner verschoben.
Wenn Sie einen Termin mit Kollegen ausmachen wollen, empfiehlt es sich, die Kalender nach freien Zeitfenster abzugleichen. Wählen Sie im Kalenderfenster einfach alle Kalender der gewünschten Kollegen aus. Nun können Sie noch ein für Sie passendes Layout wählen und haben alle Kalender nebeneinander aufgelistet. So lassen sich einfach gemeinsame Terminlücken finden.

 

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